7 dolog, amire figyeljünk pályázati projektünk ütemezésekor

Diagram

Még a legkisebb és legegyszerűbbnek tűnő pályázati projekt esetén is számolni kell az objektív és szubjektív időkorlátokkal, egy igazán nagy volumenű projekt esetén pedig komoly munkát jelent a projekt tevékenységeinek megfelelő időzítése, ütemezése. A következő bejegyzésemben próbálok hasznos ötleteket adni a leendő pályázóknak, hogy mire figyeljenek projektjük tevékenységeinek ütemezésekor.

 

7 dolog, amire figyeljünk pályázati projektünk ütemezésekor


1. Milyen tevékenységek vannak a projekten belül?
Annak érdekében, hogy a projekt idális ütemezését ki tudjuk alakítani, értelemszerűen tudnunk kell, hogy projektünk milyen feladatokból áll. Jó esetben ezt a kérdést már a pályázatírás során átgondoltuk és így a projekt részletes ütemtervének kidolgozása marad csak hátra. Egy egyszerű, de bevált módszer: vegyünk elő egy papírt és ceruzát, és írjuk/rajzoljuk le, hogy milyen tevékenységek, mérföldkövek vannak/lehetnek a projektben, így vizuálisan is előttünk lesz, hogy milyen elemekkel kell számolnunk.

2. Mennyi pénzünk van?
A legtöbb pályázat vissza nem térítendő támogatást ad, és noha rendszerint igényelhetünk előleget, számoljunk azzal, hogy a beszerzések és a támogatások kifizetése között több hónap is eltelhet, időszakos problémákat és pénzhiányt okozva ezzel költségvetésünkben. Ennek megfelelően érdemes úgy belevágni a pályázásba, hogy az előírt pályázati önerőn túl legyen némi mozdítható forrásunk.

3. Mennyi időközi elszámolást szeretnénk beadni?
Minden pályázati kiírás esetében a pályázatkezelő rögzíti, hogy 1 záró elszámolást lehet benyújtani a projekt végén vagy több időközi elszámolást is beadhatunk. Utóbbi esetben ügyesen sáfárkodhatunk meglévő pénzünkkel és az előleggel, de azt vegyük figyelembe, hogy a hiánypótlási időszakkal együtt egy időközi kifizetés átfutása és a támogatásrész kifizetése 3 hónapot is igénybe vehet.

4. Lesz-e közbeszerzés a projektben?
Amennyiben a hatályos Kbt. szerint az építés, eszközbeszerzés vagy szolgáltatás igénybevétele során közbeszerzési eljárást kell lefolytatni a beruházás összege és/vagy a támogatási intenzitás miatt, mindenképpen kalkulálnunk kell az adott eljárástípus minimális időszükségletével, az esetleges fellebbezésekkel. A legegyszerűbb eljárás esetében is számoljunk min. 1 hónapos átfutással. Fontos: amíg nincs eredménye a közbeszerzési eljárásnak (és ezt nem fellebbezték meg), addig nem lehet megkezdeni a közbeszerzéssel érintett tevékenységet!

5. Mit csinálunk a projektben?
Nem mindegy, hogy pályázatunkban beszerzünk 1 db gépet vagy gépsort, vagy pedig egy komplex beruházásról van szó építéssel és eszközbeszerzéssel, vagy akár egy átfogó, többszereplős képzési programról. Értelemszerűen egy sima gépbeszerzést nem szükséges ütemeznünk, de egy olyan telephelyfejlesztést, ahol az építés mellett gépsorokat is megvásárolunk és a megvalósítás 18 hónap, alaposan át kell gondolnunk, hogy az egyes tevékenységek milyen logikus sorrendben követik egymást, össze kell hangolni a kivitelezők és szállítók munkáját, figyelembe kell venni az engedélyezési folyamatok időszükségletét (pl.: használatbavételi engedély), az esetenként külföldről egyedi igények alapján összeállított bonyolult gépsor legyártásának objektív időtartamát stb.

Építés esetén számoljunk az időjárási jelenségekkel is, mert rendszerint november-február között (ez persze függ az alkalmazott technológiától) ritkán szoktak a kivitelezők kültéri építési munkákat végezni.

6. A pályázati felhívásban rögzített határidők
Minden pályázati kiírásban szerepelnek határidők, amelyek be nem tartása jogvesztő hatályú. Ilyen pl.: a GOP-2011-2.1.1/A pályázati konstrukcióban a max. 24 hónapos megvalósítási határidő, vagy hogy 12 hónapon belül meg kell rendelni a projekt összköltségének 50%-t vagy kifizetni 10%-t stb. Ezeket a határidőket mindig vegyük nagyon komolyan, lehetőleg ezek a határidők alkossák az egyes mérföldkövek vázát.

7. Kockázatmenedzsment
A jó projektütemezés a meglévő tapasztalatokat felhasználva számol az egyes tevékenységek csúszásának lehetőségével és ezért betervez tartalékokat a megvalósításba, így esetleges kivitelezői késések esetén sem kerül veszélybe a projekt egésze. Pl.: akár csúszhat 2-3 hónapot az építés befejezése, de ez nem okoz problémát, mert a gépek beszerzését úgy ütemeztük, hogy ilyen késedelem esetén is tudjuk hol tárolni az esetlegesen előbb érkező berendezéseket.

Kérdés:

Ön milyen szempontok alapján szokta ütemezni projektjét?